Ca raspuns la nesigurantele pe care COVID-19 le pune in fata omenirii, multe companii si universitati le-au cerut angajatilor lor sa lucreze de acasa. Desi foarte multi oameni din intreaga lume lucreaza de acasa, cel putin o parte a timpului, noile politici ii pun pe multi dintre angajati – si pe managerii lor – pentru prima data in situatia de a lucra din afara biroului si separati unii de ceilalti.

Desi este intotdeauna preferabil sa stabilesti politici clare pentru lucrul de acasa si sa te pregatesti dinainte, in momente de criza sau alte circumstante care se modifica rapid acest nivel de pregatire e posibil sa nu fie fezabil. Din fericire exista anumiti pasi bazati pe cercetare, pe care managerii ii pot face fara prea mare efort, pentru a imbunatati implicarea si productivitatea angajatilor de la distanta, chiar si acolo unde exista putin timp pentru pregatiri de acest fel.

Provocari comune ale lucrului de acasa

Pentru inceput, managerii trebuie sa inteleaga factorii care pot face munca de la mai solicitanta. Astfel, angajatii cu performante foarte bune pot avea parte de declinuri in ceea ce priveste performanta la locul de munca si implicarea atunci cand incep sa lucreze la distanta, mai ales in absenta pregatirilor si antrenamentului. Provocarile inerente ale lucrului de la distanta includ:

Lipsa supravegherii fata in fata

Atat managerii cat si angajatii lor isi exprima adesea ingrijorarea cu privire la lipsa interactiunii fata in fata. Supervisorii isi fac griji ca angajatii nu vor munci atat de sustinut sau de eficient (desi cercetarile indica exact contrariul, cel putin pentru unele tipuri de joburi). Multi angajati, pe de alta parte, se straduiesc sa faca fata accesului redus la suport managerial si la comunicare. In unele cazuri, angajatii simt ca managerii la distanta nu au contact cu nevoile lor si ca de aceea nu sunt nici intelegatori si nici de ajutor in ceea ce priveste activitatea lor.

Lipsa accesului la informatie

Angajatii care lucreaza de curand de acasa sunt adesea surprinsi de timpul suplimentar de care au nevoie, ca si de efortul necesar pentru a primi informatia de la colegi. Chiar si obtinerea raspunsurilor la intrebari care par simple poate parea un obstacol mare pentru un angajat care lucreaza de acasa.

Acest fenomen se extinde dincolo de munca legata de sarcini anume si ajunge pana la dificultati de natura interpersonala, care pot aparea intre colegii ce lucreaza de acasa. Cercetarile au descoperit ca lipsa cunoasterii reciproce intre angajatii care lucreaza de acasa se traduce intr-o disponibilitate redusa de a da colegilor circumstante atenuante intr-o situatie dificila. De pilda, atunci cand stii sigur ca unul dintre colegii tai are o zi grea, vei percepe un email taios din partea acestuia drept un rezultat natural al starii sale de stres. Insa daca primesti acelasi email de la un coleg care lucreaza de la distanta, fara sa intelegi circumstantele curente legate de acesta, esti mai predispus sa te simti jignit, sau cel putin sa te gandesti negativ la profesionalismul colegului tau.

Izolarea sociala

Singuratatea este una dintre cele mai comune nemultumiri pe care oamenii le au cu privire la lucrul de acasa, angajatii pierzand interactiunea sociala informala a mediului de birou. Se crede ca persoanele extroverte pot suferi din pricina izolarii mai mult pe termen scurt, mai ales daca nu au oportunitatile de a se conecta cu ceilalti in mediul lor de lucru la distanta. Insa, pe o perioada lunga de timp, izolarea poate face orice angajat sa simta mai putin ca “apartine” de organizatia sa, iar asta poate duce chiar la o intentie crescuta de a parasi compania respectiva.

Factorii de distragere a atentiei in mediul casnic

Vedem adesea poze care prezinta munca de acasa si care portretizeaza un parinte tinand in brate un copil si scriind in acelasi timp la laptop, adesea stand pe canapea sau pe podeaua din living. Vorbim despre o reprezentare infernala a muncii virtuale eficiente.

In general este indicat ca angajatorii sa se asigure ca angajatii care lucreaza la distanta au atat un spatiu de lucru dedicat, cat si servicii adecvate de ingrijire a copilului, inainte de a le permite sa lucreze de acasa. Si totusi, in cazul unei tranzitii bruste la munca virtuala, exista sanse mult mai mari ca angajatii sa aiba de-a face cu spatii suboptime si (in cazul inchiderii gradinitelor si scolilor) cu responsabilitati neasteptate de parenting. Chiar si in circumstante normale, cerintele legate de familie si de casa pot avea efecte asupra muncii de la distanta; managerii ar trebui sa se astepte ca acesti factori de distragere a atentiei sa fie mai mari in timpul trecerii neplanificate la munca de acasa.

Cum pot sprijini managerii angajatii la distanta

Desi munca la distanta poate fi presarata cu provocari diverse, exista si lucruri relativ rapide si ieftine pe care managerii le pot face pentru a usura tranzitia. Printre actiunile pe care le poti face astazi se numara:

Check-in-uri zilnice structurate

Multi manageri de succes, specializati in activitatea la distanta, stabilesc un telefon zilnic cu angajatii care lucreaza in acest mod. Acesta poate avea forma unui apel individual cu fiecare angajat in parte daca natura muncii acestuia este mai independenta de a celorlalti, sau un apel de echipa, daca munca staff-ului este una foarte colaborativa.
Ideea de baza este ca apelurile sa fie regulate si predictibile, si ca ele sa fie un forum in care angajatii sa stie ca se pot consulta cu managerii si ca grijile si intrebarile lor vor fi auzite.

Optiuni diverse de tehnologie a comunicatiei

Doar emailurile nu sunt suficiente. Angajatii care lucreaza la distanta beneficiaza de o tehnologie “mai bogata”, care include conferintele video, care dau participantilor multe dintre reperele vizuale pe care le-ar avea daca ar fi fata in fata. Videoconferintele au multe avantaje, mai ales pentru grupurile mai mici. Indiciile vizuale permit o “cunoastere reciproca” mai buna cu privire la colegii de lucru si, de asemenea, contribuie la reducerea senzatiei de izolare in randul echipelor. Componenta video este, de asemenea, extrem de utila pentru conversatiile complexe sau sensibile, pentru ca este mai personala decat comunicarea scrisa sau audio.

Exista si alte circumstante in care colaborarea rapida este mai importanta decat detaliile vizuale. Pentru aceste situatii, angajatorii trebuie sa ofere posibilitatea schimbarii reciproce de mesaje, prin platform precum Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc, care pot fi folosite pentru conversatii mai simple, mai putin formale, ca si pentru o comunicare sensibila la timp.
Daca firma ta nu are deja aceste tool-uri, exista moduri ieftine de a obtine versiuni simple ale acestor tool-uri pentru echipa ta, ca o solutie pe termen scurt. Consulta-te cu departamentul de IT al organizatiei in care lucrezi, pentru a te asigura ca exista un nivel adecvat de siguranta a datelor inainte de a folosi oricare dintre aceste instrumente.

Stabilirea unor reguli de implicare

Munca de acasa devine mai eficienta si mai satisfacatoare atunci cand managerii stabilesc asteptari ce tin de frecventa, mijloace si timing ideal de comunicare pentru echipele lor. De pilda “folosim videoconferintele pentru intalniri zilnice, dar folosim mesajele rapide cand este vorba despre ceva urgent”.

De asemenea, daca este posibil, spune-le angajatilor care este cel mai bun mod si cel mai bun moment in care ii poti contacta in timpul unei zile de munca.
De pilda “in general sunt mai disponibil in a doua parte a zilei pentru un telefon ad-hoc sau pentru o conversatie video, dar daca este o urgenta mai devreme, trimiteti-mi un mesaj”.
In final, supravegheaza comunicarea intre membrii echipei (intr-o masura adecvata) pentru a te asigura ca impartasesc informatiile asa cum trebuie.

Recomandam ca managerii sa stabileasca aceste reguli de implicare cu angajatii imediat ce este posibil, in mod ideal in prima sedinta online. Desi unele alegeri cu privire la asteptari specifice pot fi mai bune decat altele, cel mai important factor este ca toti angajatii sa impartaseasca acelasi set de asteptari legate de comunicare.

Oportunitati pentru interactiunea sociala la distanta

Unul dintre cei mai importanti pasi pe care un manager ii poate face pentru a structura moduri in care angajatii sa interactioneze din punct de vedere social (prin conversatii informale despre subiecte care sa nu fie legate de munca) in timp ce lucreaza de la distanta. Aceasta este valabil pentru toti angajatii care lucreaza la distanta, dar mai ales pentru cei care au facut abrupt tranzitia catre munca de acasa.

Cel mai simplu mod de a stabili o interactiune sociala basic este sa aloci ceva timp la inceputul apelurilor de echipa doar pentru subiecte care nu sunt legate de serviciu (“vom petrece primele cateva minute punandu-ne la curent cu ce mai fac ceilalti. Ce ati facut in weekend? Ce planuri aveti pentru saptamana aceasta?”).
Printre alte optiuni se numara si petrecerile virtuale cu pizza (in care toti membrii echipei primesc pizza in timpul videoconferintei) sau petreceri la biroul virtual. Desi aceste tipuri de evenimente pot parea artificiale sau fortate, managerii experimentati care lucreaza cu echipe de acasa (precum si angajatii acestora) spun ca evenimentele virtuale te ajuta sa reduci din senzatia de izolare, promovand sentimentul ca apartii unui grup anume.

Incurajare si sprijin emotional

Mai ales in contextul unei treceri abrupte catre munca de acasa, este important ca managerii sa stie si sa inteleaga factorii de stres, sa aculte care sunt anxietatile si grijile angajatilor lor si sa empatizeze cu stradaniile acestora. Daca un angajat care lucreaza de curand de acasa se chinuie sa faca fata situatiei, dar nu comunica problemele ce tin de stres sau de anxietate, intreaba-i cum se simt. Chiar si o intrebare generala precum “cum te descurci pana acum cu munca de la distanta?” poate smulge informatii importante pe care probabil ca nu le-ai fi auzit altfel. Pune stresul sau grijile angajatilor – si nu pe ale tale! – in prim planul conversatiei.

Cercetarile cu privire la inteligenta emotionala si la contagiunea emotionala ne spun ca angajatii cauta la managerii lor indicii despre modul in care pot reactiona la schimbari bruste sau la situatii de criza. Astfel, daca un manager comunica stres si lipsa de ajutor, acest lucru va avea un efect negativ asupra angajatilor. Liderii eficienti prefera o abordare in doua faze, luand cunostinta si de stresul si de anxietatea pe care angajatii le pot resimti in circumstante dificile, dar oferindu-le si sentimentul increderii in echipa, folosind fraze de genul “reusim” sau “e greu, dar stiu ca putem face fata” sau “haideti sa cautam moduri de a ne folosi punctele forte in aceste momente”. Avand un astfel de sprijin, angajatii au sanse mai mari de a aborda provocarile cu mai multa concetrare si stabilindu-si obiective clare.